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Die Werkstattkapazitätsplanung
Eine der grössten Herausforderungen, wenn nicht DIE grösste Herausforderung für viele Werkstattbetriebe ist eine ausgeglichene Werkstattplanung.
Bei elektronischen Planungsinstrumenten wird die Auslastung meist farblich angezeigt. Dabei bedeuten:
Grün: Kapazitäten vorhanden
Gelb: Vorhandene Kapazitäten ausgelastet
Rot: Die vorhandenen Kapazitäten können die geplanten Arbeiten nicht erledigen
Die psychologisch Balkenfalle
Was nützt es, wenn die geplante Auslastung 120% beträgt, die Mechaniker aber bereits um 16:30 Uhr keine Arbeit mehr haben? Nichts. Dies ist aber eine Situation, die ich immer wieder in der Praxis antreffe. Wenn also 120% der Kapazitäten verplant, aber nur 70% abgerechnet wurden, dann lag die Planung massiv daneben.
Alles klar mit den %-Zahlen?
Auch da zeigt die Erfahrung in den meisten Fällen: leider nein. Die Definition von 100% stellt bereits die erst Hürde dar. Die vorhandenen Arbeitskapazitäten von Werkstattleiter, Diagnostiker, Lernenden und Allrounder ändern beinahe täglich. Und die Planung der anfallenden Arbeiten basiert mehr auf Bauchgefühl als auf effektiven Werten. Die Herausforderungen für den Werkstattbetrieb sind dementsprechend gross.
Hauptgründe für Fehlplanungen
Unklare Definition von Berechnung und Handhabung der Werkstattressourcen
Mangelnde Planungskenntnisse
Unvollständige oder unpräzise Terminvereinbarungsgespräche mit den Kunden
Bedeutung und Transparenz von Auslastungszahlen sind zu wenig bekannt
Unterschiedliche Interpretation der Beteiligten
Was am Ende zählt, sind jedoch die verkauften Stunden, die Kundenzufriedenheit und die Arbeitsqualität.
Eine Kontrollgrösse ist der Vergleich von geplanten zu verkauften Arbeitsstunden. Je näher dieser an 1:1 ist, desto genauer ist die Planung.
Je besser ein Werkstattbetrieb, Definition und Planung der Ressourcen im Griff hat, desto höher sind die Erträge! Was in der Theorie einfach klingt, scheint in der Praxis eher schwierig zu sein. Wenn Sie diese Faktoren verbessern wollen, unterstützen wir Sie gerne dabei.
Für Kleinunternehmen, die nicht mit einem elektronischen Planungstool arbeiten haben wir von garagencoaching.ch einen Termin- und Kapazitätsplaner in Papierform entwickelt, der eine genaue Planung der vorhandenen Ressourcen und Arbeiten ermöglicht.
Die Auftragsvorbereitung
Dieser Schritt wird erfahrungsgemäss in vielen Automobilunternehmen zu wenig beachtet. Die Einstellung zur Auftragsvorbereitung „Das geht dann schon“ reicht nicht. Eine mangelhafte Vorbereitung führt zu Folgeterminen (Wiederholreparaturen für den Kunden), Produktivitätsverlust in der Werkstatt und Zeitverlust für Kundendienstberater und Werkstattleiter.
Die korrekt ausgeführte Auftragsvorbereitung ermöglicht:
Inhalte:
Eine gute Auftragsvorbereitung lohnt sich. Probieren Sie’s aus!
Klare Definition der Auftragsarbeiten
Die mangelhafte Definition der Auftragsarbeiten ist die grösste Fehlerquelle zur Erreichung von:
Die erste Reaktion auf die obenstehende Aussage ist normalerweise «es ist nicht möglich, weil…..» gefolgt vom Repertoire der Begründungen. Vielleicht ist es jedoch nicht möglich weil wir nicht fähig sind dazu?
Nur wenn alle Personen, die an einem Fahrzeug arbeiten, exakt wissen was sie zu tun haben, kann wirklich professionelle Arbeit geleistet werden. Alles andere ist die Arbeit nach bestem Wissen und Gewissen. Doch das reicht in vielen Fällen nicht mehr. Was braucht es also, damit diese hohen Anforderungen erfüllt werden können:
Wenn Kerngrössen wie:
nicht erreicht werden, liegt es also nicht vorerst am Kundendienstberater sondern vielmehr an den normativen und strategischen Werten eines Unternehmens. Diese bilden die organisatorischen Voraussetzungen und resultieren aus einer funktionierenden Geschäftsleitung.
Arbeitsbeschaffungsmassnahmen
Und plötzlich hat es zu wenig Arbeit um das Werkstattpersonal auszulasten. Mal im Februar, mal im September. Planbar ist das nicht. In vielen Fällen. Oder doch?
Verbreitete Anwendung finden diese kurzfristigen Massnahmen zur Auslastungssteigerung:
Weitere Möglichkeiten sind:
Trotzdem muss mit Einbussen gerechnet werden durch Aktions-Rabatte und Produktivitätsverlust.
Das geht auch anders. Mit einem geeigneten Kundenprogramm lässt sich Arbeit beschaffen und die Auslastung bis zu 80% planen.
Bereits beim Fahrzeugverkauf ist klar, dass das Fahrzeug Unterhalt benötigt. Je nach Einsatz und Kundenbedürfnis fällt dieser unterschiedlich aus, aber der Unterhalt bleibt. Und genau dafür können Garagen ein Angebot erstellen. Für Dienstleistungen mit Mehrwert sind viele Kunden bereit etwas auszugeben.
Das Einheitsrezept dazu gibt es nicht. Abhängig von Standort, Region, Umfeld, bestehendem und gewünschtem Kundenstamm, führen unterschiedliche Dienstleistungsprogramme zum Erfolg. Wenn diese stehen, kann die Garage die eigene Auslastung mit einem Jahresplan steuern und erzielt dabei noch Mehrerträge.
Übersicht
Diese Serie von Beiträgen zeigt auf, wie die Produktivität (Verkaufte Stunden / Präsenz- resp. Arbeitsstunden) in einer Fahrzeugwerkstatt kontinuierlich gesteigert werden kann. Der Schweizerische Durchschnitt beträgt 75%. Die finanziellen Auswirkungen sind beträchtlich. In einem Betrieb mit vier Mechanikern entspricht eine Steigerung von 5% über CHF 100 000.- Mehrumsatz (Teile und Arbeit bei einem Stundenansatz von CHF 140.-). Allgemeine Voraussetzungen sind:
Folgende Themen werden in den weiteren Kurzartikeln behandelt:
Mit dem richtigen Dienstleistungsprogramm zu geschäftlichem Erfolg! In diesem Bericht geht es um ein Fahrzeugpflegeprogramm, das jede Garage haben sollte. Dem finanziellen Ertrag und dem Kunden zuliebe. Denn der Kunde weiss, wie sauber das Auto nach dem Werkstattaufenthalt ist. Und wenn er es lieber noch ein wenig sauberer hätte, erledigen Sie das doch bestimmt gerne (gegen den entsprechenden Aufpreis).
Weitere Dienstleistungsprogramme für bessere Kundenzufriedenheit und Mehrerträge Garagenbetriebe:
Wer macht was? Das war die Ausgangslage in einer NF-Garage. Das Foto stammt vom Workshop «Aufbauorganisation, wer macht was?» Gemeinsam mit den Serviceverantwortlichen haben wir die Zuständigkeiten neu geregelt. Jetzt geht es an die Umsetzung mit dem Ziel, die Aufgaben zuzuteilen und Doppelspurigkeiten zu vermeiden.
Geht es Ihnen auch so? Könnten Sie auch 14h arbeiten und es reicht immer noch nicht?
Es lohnt sich von Zeit zu Zeit das Aufgabenprofil der Mitarbeiter anzusehen um zu beurteilen, ob Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen in einem ausgeglichenen Verhältnis zum zeitlichen Aufwand stehen.
Effizienter arbeiten, Aufbau- /Ablauforganisation und Mitarbeitergespräche; Auch bei diesen Themen sind wir …da für Sie!
Der schweizerische Markt für schwere Nutzfahrzeuge wird von den europäischen Herstellern dominiert. 2017 wurden in der Kategorie "schwere Sachentransporte" über 16t in der NFMOFIS Statistik (abrufbar bei auto-schweiz) vier Fahrzeuge in der Kategorie "übrige" gezählt. Die anderen 3843 Einheiten stammen alle von europäischen Nutzfahrzeugherstellern.
Hyundai will innert fünf Jahren 1000 Einheiten in Verkehr setzen. Linear entspricht das 200 Fahrzeugen/Jahr und einem Marktanteil von über 10% in der Kategorie GG=18t. Wie auch immer diese Fahrzeuge Fuss fassen werden in der Schweiz, die europäischen Hersteller sind auf alle Fälle gefordert.
Rund 40 Zuhörer sind der Einladung des AGVS Sektion Schwyz gefolgt, um den 90-Minütigen Vortrag zu erleben. Welche Herausforderungen zeichnen sich in Zukunft ab für Garagenbetriebe? Viele Veränderungen kommen auf uns zu, mehrere Tendenzen wurden aufgezeigt.
Die aktive Teilnahme und die guten Feedbacks haben bewiesen, dass der Abend ein voller Erfolg war. Herzlichen Dank allen Teilnehmern und dem Organisator.
Vom 11. bis 13. Sept. fand in Köln die Zukuft Personal Europe statt. Themen wie Talent Sourcing, Personal Recruiting, Future Training und und und ermöglichen es unsere Trainings- und Geschäftsentwicklungstätigkeiten weiter zu optimieren.
Ob der Kleine auf dem Foto uns schon bald die Arbeit abnimmt? Freundlich ist er schon und er lernt stets dazu. Repetitive Jobs können schon bald von Robos übernommen werden, andere Jobs werden entstehen. Trotzdem wird der Markt ändern aufgrund der demographischen Entwicklung. Fachkräfte fehlen, Mitarbeiter müssen sich immer weniger um die Bewerbung kümmern, die Unternehmen bewerben sich bei ihnen. Ein Wandel der in vielen Unternehmen ein Umdenken erfordern wird.
Ob für das Automobil oder für Nutzfahrzeuge, das Angebot an der Automechanika ist überwältigend. Das Gelände ist so gross, dass Shuttlebusse die Besucher von Halle zu Halle fahren.
Vor allem in den Bereichen Ersatzteile, Werkzeuge und Betriebseinrichtungen sind Anbieter aus der ganzen Welt vertreten.
Auch DMS und Werkstattprogramme werden in Hülle und Fülle angeboten. Bei der Auswahl der richtigen Software ist jedoch Vorsicht angebracht. Diese sollte Marktkompatibel sein z.B. in Bezug auf die Mehrwertsteuer.
Nebenbei wird auch für Unterhaltung gesorgt, wie das Bild mit dem Unimog zeigt. Ob als Firmenanlass oder einfach zur persönlichen Weiterbildung, ein Besuch an der Automechanika lohnt sich bestimmt.
Trotz all den Ausrüstungen, Einrichtungen, Hilfsmittel, Werkzeuge, Hard- & Software, Virtual- & Augmented Reality, Industrie 4.0, Internet of Things, Connectivity Services, Kunden-«Bindung»’s Mittel, Bedienungsanleitungen, Fachliteratur etc. etc. werden meiner Meinung nach zwei grundlegende Themen vernachlässigt an der Automechanika.
- Die Berufsbildung: Der ZDK tut als einzige Organisation aktiv etwas für die Berufe in der Branche. Die Automechanika als Ganzes verleiht der Branche auch etwas Schwung (jedoch nicht explizit für die Gewinnung von Fachkräften oder von Nachwuchs) Sonst habe ich bis auf einen Berufslastwagen der Metall- und Elektroindustrie (!) keine berufsmotivierenden Massnahmen festgestellt. Auch in den Medien wird die Berichterstattung über die Attraktivität der Arbeitsplätze in der Branche, meines Erachtens vernachlässigt.
- Kundenpflege ganz persönlich! Trotz aller Tools und Hilfsmittel; Der persönliche Kontakt wird im Service weiterhin im Mittelpunkt stehen. Erst wenn der virtuelle Service besser wird als der Persönliche, braucht es den Menschen nicht mehr. Kommunikation, Verhalten, Vertrauensbildung und persönliche KundenPFLEGE fehlen in den Messehallen ganz. Genau dazu haben wir von Eurotraining einiges zu bieten.
Geben Sie mir Bescheid, wenn ich etwas für Sie tun darf in diesem Zusammenhang oder wenn Sie eine Frage zu diesen Themen haben.
Was erwartet den Kunden:
Die aktive Gestaltung von Kundenerlebnissen wird immer wichtiger. Was erwartet den Kunden beim Bezug von Dienstleistungen? Und welche Leistungen werden zusätzlich geboten? Wie erfährt der Kunde mehr über Leistungen wenn er diese braucht? Was wird ausserdem noch für den Kunden getan und weshalb ist genau diese Firma, der richtige Ansprechpartner?
Mit klar definierten Dienstleistungen die transparent Auskunft darüber geben, welche Leistungen zu welchem Preis angeboten werden. Und mit der geeigneten Information, zum richtigen Zeitpunkt. In vielen Unternehmen fehlen genau diese Informationen. Es wird viel getan aber in welchem Umfang ist häufig nicht deklariert:
Das Fundament eines Unternehmens ist das Dienstleistungsmodell. Wir sind Ihr Ansprechpartner "The easy way to better service" von Standard- bis zu Service Excellence.
Arbeiten weitergeben ist einfach. Die korrekten Anweisungen geben, damit die Arbeiten richtig und rechtzeitig ausgeführt, von alleine zurück kommen, ist schon schwieriger. Drum beim Delgieren immer die folgenden Anhaltspunkte beachten:
Führungskräfte, die viele Tätigkeiten delegieren, überfordern manchmal ihre Mitarbeiter weil ihnen gar nicht bewusst ist, wie viele Aufgaben pendent sind oder wie viel Zeit benötigt wird, um die Aufgaben zu erledigen. Assistent -innen /-en können ein Lied davon singen. Damit trotzdem alle Arbeiten rechtzeitig fertig gestellt werden braucht es eine Auftragskontrolle
Ein Mitarbeiter stinkt! Wie sag ich es ihm?
Kennen Sie diese oder eine ähnliche Situation? Sie sind Vorgesetzter von einem Team, das in einem Büro auf engem Raum arbeitet. Schon mehrfach haben sich einige der Mitarbeiter bei Ihnen beschwert, dass der Körpergeruch eines Mitarbeiters sie während der täglichen Arbeit stört. Auch Ihnen ist es schon aufgefallen, dass der Geruch im Büro Ihrer Mitarbeiter nicht angenehm ist.
Als Vorgesetzter ist es Ihre Aufgabe, den Mitarbeiter darüber zu informieren. Sie entschliessen sich, ihn zu sich ins Büro einzuladen, um die Situation zu besprechen.
Wie sagen Sie’s? Eine delikate Situation, wenn Sie den Mitarbeiter nicht verletzen wollen.
Eine mögliche Variante ist: «Wir kommen heute zusammen, weil ich Dich auf eine sehr persönliche Situation aufmerksam machen will. Es fällt mir nicht leicht, aber weil mir viel an Dir liegt, möchte ich dieses heikle Thema ansprechen und eine Lösung suchen. (kleine Pause) Wenn ich bei Euch im Büro bin nehme ich von Dir einen unangenehmen Körpergeruch wahr. Ich weiss nicht, ob Dir das bewusst ist..»
Erfahrungen haben gezeigt:
Die richtige Fragestellung kann Wunder bewirken!
Egal ob beruflich oder privat, wenn Sie wirklich an Ihrem Gegenüber interessiert sind, werden Sie die richtigen Fragen stellen.
In unseren Kommunikationstrainings legen wir viel Wert auf gute Fragestellung und trainieren diese regelmässig. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die Quote von Missverständnissen oder die Anzahl "schwieriger Kunden" senken wollen, kontaktieren Sie uns.
Achten Sie sich einmal darauf, mehr offene als geschlossene Fragen zu stellen. Für viele ist dies gar nicht einfach. Und wie ist das bei Ihnen?
Es gibt viele Schulungsanbieter und Beratungsunternehmen. Wie kann dabei der richtige Ansprechpartner ermittelt werden? Beratung ist Vertrauenssache. Einzelne Aspekte sind Referenzen, Erfahrungen und Beständigkeit. Bestimmt können Sie Arbeitsproben erfragen und sich den Nutzen für Ihr Unternehmen zeigen lassen.
Eurotraining führt bereits seit 2006 Seminare und Beratungen durch. Wir arbeiten mit ausgebildeten Trainern, die auch in ihrem Fach absolute Experten sind. Das beweisen auch die Erfolge, die bei Projekten und Beratungsmandaten resultierten.
Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.
